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律师事务所信息化建设的必要性

摘要:本文从律师事务所信息化建设的概念着手,用提问的形式一步一步地揭开律师事务所信息化建设的面纱,展示律师事务所信息化建设的必要性。

一、什么是律师事务所的信息化建设?

笔者认为,律师事务所的信息化建设就是利用先进的网络技术,充分开发、运用与律师事务所有关的各种信息,发现机会,运用机会,使律师事务所的业务管理、品牌管理、律师管理、薪酬管理、资源管理、现有客户管理、潜在客户管理、质量管理、市场开发管理等一系列经营管理活动规范化、程序化、自动化,从而再次发现信息,及时做出决策,提高工作效率,提升律师事务所的核心竞争力的过程。

二、为什么要进行律师事务所的信息化建设?

不少律师认为,律师事务所的信息化建设没有必要,和自己没有关系,甚至在律师事务所要求按照律所内部规定利用网络发布或者保存信息时,消极对待。诚然,很多律师喜欢单打独斗,像一个行走江湖的剑客,秉承“自由之精神、独立之思想”,我行我素,无拘无束,天地任我行。笔者并不反对律师单打独斗,做一个侠骨柔肠、路见不平拔刀相助的剑客,也是很多人梦寐以求的事情,然而,世间没有哪个人是万能的,能单枪匹马解决一切事情。例不虚发的小李飞刀尚有浪子阿飞为良朋,笑傲江湖的令狐冲尚有风清扬为益友,侠盗留香的楚留香尚有胡铁花、姬冰雁为知己,古龙更在《午夜兰花》中写道:“我记得自己问过或者被问过这一个问题,答案是非常简单的--没有朋友,死了算了。”希望自己可以如侠客般倚剑天下策马江湖的律师们,是否也需要朋友们的鼎力相助呢?若在关键时刻,没有互相可以传递信息的途径,怎能呼朋唤友、一呼百应?相互切磋也好,及时相助也罢,都利不开信息的传递,古代大侠常用啸声或焰火为号传递信息,而科学技术飞速发展的今天,网络为我们提供了信息传递最好的途径,如果加以利用,无疑会虎生双翼、事半功倍,这正是“现代剑客”的需求。而对于那些有志在律师界带领一支精干队伍的“大将”或者“元帅”来说,信息化建设更显得尤为重要。下面笔者从不同的角度探讨律师事务所信息化建设的必要性。

1.信息化建设在案源开拓上的必要性

就像武功秘笈永远是武林中人争夺的对象一样,案源是律师和律师事务所的命门所在,没有案源,律师与律师事务所便成了无源之水、无本之木。案源的开拓有很多种方法与策略,而做出什么样的策略,跟信息息息相关。炮火连天的战争中如果不根据收集来的情报及时做出决策,结果可想而知。对于律师来说,开拓案源跟战争没什么区别,都要收集信息、分析信息、运用信息,并及时做出相应的措施,这个过程就是信息化建设的一部分。收集信息需要渠道,网络便是渠道之一,网络给我们提供了信息的程序化与自动化,紧接着我们要做的就是查询、分析、总结信息与及时行动了。目前,几乎所有的律师事务所都有自己的网站,每天哪些客户在点击我们的网站?他们查询什么内容?需要什么帮助?通过什么渠道来到我们网站?哪些关键词能使客户直接找到我们的网站?我们用哪些关键词能够吸引目标客户?等等,这些信息可以用一个自动化软件帮助我们得到,通过这些信息,我们可以加强关键词的整理,使客户更加准确、便捷地获得律师、律师事务所的服务和帮助。让客户便捷地得到帮助,是产生信赖的基础,也是获得案源的基础。如果律师事务所再结合咨询登记等手段获得更多的信息的话,不难从中发现,很多客户是通过网络找到我们的,其实这就是我们信息化建设的成就之一。

2.信息化建设在提升业务质量、服务质量上的必要性

自动化管理一直是经营者的梦想,律师事务所的管理者也不例外。工业生产可以实现自动化,管理却始终因为各种因素,难以实现彻底地自动化,尤其是律师事务所的管理。律师能为客户提供的,无非是无形的法律服务,管理起来难度更大。如果把信息化建设运用到管理中来,就可以让无形服务有形化,有形化就可以分辨业务质量与服务质量的优劣,更可以给其他律师提供借鉴,使律师之间能互相学习、共同提高,从而提升律师事务所的整体素质。

具体一点说,就是律师事务所需要建立自己的内部网络管理系统,在这个系统里,律师按照固定程序在不同的案件类别栏目里提交自己的案件详情、办案思路、办案中撰写的法律文书、运用的法律法规及司法解释、案件结果及归档总结等文档,自然形成一个完整的办案实录,既可以让管理者及时了解办案动态、及时修正偏差,便于让其他律师在不同的工作时间和地点参与案件的谈论,互相学习、互相监督、互相促进,还可以让时间去验证办案策略的对与错、律师观点的真与伪。另外,律师事务所还可以根据律师发布的各类信息,组织评比优秀法律文书、优秀办案律师等活动,调动律师工作积极性,提高团队荣誉感。这样一个系统的信息化管理体系,无疑会为不同时期进入律所的律师提供业务指导与服务方向,使本所律师在激烈的市场竞争中,以过硬的业务质量与服务质量立于不败之地。

3.信息化建设在资源共享上的必要性

当今世界,谁拥有资源谁就是获胜者、成功者,资源共享则成为大家时刻挂在嘴边的一句话,但如何能使之落实做到真正有效的资源共享呢?我们不妨再次利用信息化建设这个有力的途径。其实上面一个小节讲述的内容,从另外一个角度理解,即是资源共享,不过它只是资源共享的一个部分。我们不妨想一下,律师事务所需要哪些资源,公检法?其他行政部门?券商?会计师事务所?企业名单?法学泰斗?老乡?同学……很多很多,似乎没有我们不需要的。参照上述事例,如果每位律师都自觉在内部办公系统添加自己所拥有的这些资源,无疑会为彼此提供信息和支持。当然,此类资源可以细化到哪个法院、哪一法庭的具体地址、联系方式及来回路线,凡是能为自己、为他人提供方便的信息都可以按照不同行业分门别类地归纳、提交。在日趋繁忙、工作压力越来越大的今天,我们如果能充分利用这些共享的信息,自然就会节省不少时间与精力,能够产生更大的效益与价值。当然,资源共享不单单包括刚才所说的,资源这个词本身就有很大的外延,律师事务所只有借助信息化建设才能凸显资源的价值与能量,更好地为当事人提供法律解决方案。