很难想象如果一个律所把重要的卷宗资料给弄丢了一部分，那结果将会是怎样呢？尽管律所律师已经很小心保管了，但是往往不尽人意。
近年来，律师业务卷宗遗失、不装订、不归档、不上缴的现象比较普遍，甚至出现当事人来所查阅卷宗或复印重要文书时找不到卷宗，不仅影响了当事人权益的实现，更影响了律师事务所的信誉。那么就这个问题我们大家来讨论下。
当前律师卷宗管理中是否存在有这样情况呢：
1、重诉讼卷宗，轻非诉讼卷宗。律师代理的刑事、民事、行政类案件，大多数卷宗能按要求及时装订归档保管，而对非诉讼类的卷宗归档管理就差得多了。有的根本就没有卷宗。
2、重刑事、行政卷宗，轻民事、经济卷宗。在诉讼类卷宗中，律师对于刑事案件、行政案件的卷宗比较重视，而对民事、经济类卷宗在其内容、材料、装订、归档、保管等方面却不够完善。
3、重仲裁卷宗，轻其他非诉卷宗。律师办理的合同仲裁及劳动仲裁案件，其卷宗相对比较完整，而对其他非诉类的法律顾问、咨询代书、见证、出具法律意见书、审查有关法律文书等则不建立卷宗，或内容不全，或不存原件等。
4、重案件的办理，轻办案中材料的收集。律师在办案过程中，对办案的过程、有关的程序性材料、证据的交接手续、目录、出庭通知等不注意收集整理。有的案件的代理(辩护)词、庭审笔录都没有或者只有简单的几行字。有的从接案时的接待记录、询问笔录等都没有，只注重实体问题不注重有关材料、工作记录的收集归档。
5、重案件的受理，轻卷宗的管理。律师案件办结后，不及时立卷编目、装订归档，卷内材料缺失较多，纸张大小不一。有的甚至是整个案卷材料不归档。所内无专人管理卷宗，或兼职人员无力管理，档案的接受不符合规定，借阅借调不登记，或者不经批准就将卷宗借出外流，致使卷宗遗失。
那么这就是律所在办理业务过程中会形成大量的业务档案，时间越久积累越多。所以传统文档管理易丢失、易被窃取、需专人管理、占用空间大，查找困难等弊端。实践中，虽然有些律所正逐步将部分电子文档保存到电脑中，但是管理规范不统一，查找、备份极为不便，文件也无法实现共享，效果并不理想。
那么，如何克服上述问题、使卷宗得到有效的管理，从而更好地为客户服务呢？我个人认为首先要提高对卷宗管理重要性的认识，尤其是本所主任及合伙人，其次执行规范，严格按照各类业务要求立卷归档，再有就是强化内部管理，最后最重要一点就是拥有一个很好的管理系统，一个好的律所，必须有一个好的管理模式，然而好的管理模式自然少不了软件管理的实施，在一个律师管理系统中，会把整个律所的经营模式、部门要求、案件档案管理等会分成不同的模块，那么不同的模块又会根据不同律师职权的情况进行细致划分，另外，系统在律所综合管理和律师工作平台中分别提供了档案管理的模块，支持电子文档的保存和纸质文档保管情况的记录，同时，系统还提供便捷的查询功能，律师可以根据办案时间、案件名称、业务编号、客户的资料等信息迅速调取自己需要的资料文件，大大提升律师的工作效率；数据保存于系统中，解决加密和权限控制手段使文件和资料的管理更为安全可靠，也就解决了丢失、遗漏等问题。所以，如果每个律所要是这样操作管理起来，那么效率会提高很多，也会提升在客户心中的形象。
相信如果使用了一个适合自己律所的管理系统，对律所、对律师、对客户都将是一笔巨大的财富。
作者：臧煜卓Frank Tsang (首席执行长)
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