在竞争日益激烈的今天，律师事务所如何成为一家品牌所，律师事务所的行政服务水平在很大程度上也决定了事务所的发展前景。
行政人员的工作一般比较复杂、琐碎，不仅要做好对内协助管理层的服务外，还要对外完成司法局及律协的安排任务。事情多了，再加上重复工作量自然避免不了这样或那样的麻烦。通常行政人员与前台配合工作，一般都有转接及记录电话信息、来访人员的登记和安排约会及会客，那么往往这些都会有诸多问题出现：
1、接电话时要问清楚对方的姓名及公司名称，记录下来，问律师是否接听然后再转给律师，但是如有遇到律师开会、见客或外出情况下，行政人员需填写留言条，并等待告知律师，但是时间久了，或被手头的事情耽搁了，那么自然无意中也就抛在脑后了。一直是这样持续下去，就很可能出现律所服务质量降低，客户不满意，还会给以后工作带来不必要的麻烦。
2、行政人员必须做好对来访人员的登记，记录姓名、单位、联系方式等，但是只是靠记录在本子上，是很容易弄丢，还会使客户感到厌烦。这样一来就出现丢失某些客户资料及信息，累积下来，客户资源相对就少了，业务量自热也就下降了，效益自然就达不到。另外针对于一些特殊客户是否要求不做登记呢，如果行政不做这又会给工作核对带来了麻烦。所以，平常行政的来访记录登记不仅效率低，还会使在客户心中的满意度降低。
3、平常要对重要电话预约和来访预约的客户安排跟律师的会见，然后把时间记下来，如有客户要更改预约时间也要记下来并及时通知律师，如果律师不在又要打电话，而且当天还有提醒律师一次，这样只增加了工作量，很难保证到时候会因为什么事情而忘记，就会影响让客户对律所的信任度，也会使客户量减少。
所以，这样接待方式不仅没有减轻行政工作量，反而还增加诸多不必要的麻烦，依照管理方面看，如果律所自己能拥有一套属于自己管理系统，那么行政的工作自然就轻松很多，行政管理人员可以把电话记录、来访记录、预约会议分别记录在不同的模块中，并可设置成日期提醒模式，那么再有很多事情也不怕到时候忘记了，也不用来回重复的登记客户的来访信息，登记一次就可以永久保存，并且方便查询与跟踪。预约会议可短信提醒律师、客户及到期提醒自己再次通知，这样就节省了大量时间，减少了工作量，提高了工作效率，也会赢得客户及来访人员的好评。
为之可见，系统的管理模式不仅在工作方面都会带来意想不到的效果，也会大大提升律所品牌形象。
作者：臧煜卓Frank Tsang (首席执行长)
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